Weißt du eigentlich, wie großartig Meetings sind? (Gastbeitrag)

Vorwort von Andreas Mollet

Meetings und Kompetenzen? Passt das zusammen? Ich bin der Meinung absolut. Denn immer wenn Menschen zusammen kommen, dann geht es um Kompetenzen. Darum, die eigenen Kompetenzen einzubringen. Vielleicht auch darum, mit den eigenen Kompetenzen aufzutrumpfen und anzugeben. Hoffentlich auch darum, die eigenen Kompetenzen nebenbei zu erweitern. Auf jeden Fall aber, um eine Chance zu nützen, dass 1+1 = 3 wird. Nämlich, dass die einzelnen Kompetenzen der Teilnehmenden in der Zusammenarbeit und im Austausch mehr ergibt als die Einzelteile.

Das gelingt aber nur, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Und da freue ich mich, dass uns Pascal und Danny einen Einblick geben, wie das gelingen kann. Danke Euch für den kurzweiligen Gastbeitrag.

Ich wünsche Euch (und natürlich auch mir) mehr happy meetings ;-)
Andreas

Dies ist ein Gastbeitrag von Pascal Baumgartner & Danny Wünsch

Weißt du* eigentlich, wie großartig Meetings sind?

* Ja, dieser Beitrag wird dich dutzen. Er hofft, das macht dir nichts aus ; )

Klar, das klingt jetzt vielleicht erstmal ein wenig seltsam in deinen Ohren. Verstehen wir. Schließlich ist es schon fast ein Volkssport, Meetings als überflüssiges Ärgernis zu empfinden. Es gibt sogar jede Menge lustige Kaffeetassen darüber.

Und tatsächlich: über 50 % der Arbeitnehmer gaben 2017 an, dass sie durch ineffiziente Meetings und unnötige Ablenkungen gestört werden. Laut dem „State of Meetings Report“ von Doodle kosten ineffiziente Meetings Unternehmen weltweit unfassbare 399 Milliarden Dollar. Pro Jahr! Das Ärgernis ist also real. Es gibt zu viele überflüssige Meetings und selbst die Sinnvollen sind meistens schlecht (oder noch schlechter: gar nicht) moderiert und dauern meistens viel zu lang. Haben wir oft genug so erlebt. Ein Meeting geht bis mittags, das nächste startet schon um Zwölf. Da sitzt du schon im zweiten Meeting und hattest noch nicht mal richtig Zeit dich über das erste zu beschweren.

Und genau damit wollten wir aufhören. Beschweren. Opfer sein. Wir wollen es lieber besser machen. Erleichtern. Deshalb haben wir ein Buch darüber geschrieben, wie man Meetings ganz einfach (und mit viel Freude) viel besser machen kann. Und dabei haben wir auch herausgefunden, was Meetings wirklich sind:

Die reinsten Fortschrittsmaschinen

Kleine Übung: wir setzten uns hin, schließen die Augen, atmen tief durch und vergessen einmal den ganzen angestauten Frust über schlechte Meetings. Wir sind an einem wunderschönen Ort, es ist Freitag-Nachmittag, der Kalender ist leer. In deiner Hand schwenkst du lässig dein Lieblingsgetränk. Wir lassen die Gedanken treiben und stellen uns mal vor, wie die Welt aussehen könnte, wenn wir das mit den Meetings richtig machen würden. Was würde das mit deinem Arbeitstag machen? Mit deiner Firma?

Wenn wir das zu Ende denken, kommen wir immer wieder auf dasselbe Ergebnis. Meetings sind eines der großartigsten Tools für gesellschaftlichen, unternehmerischen und technologischen Fortschritt, das die Evolution hervorgebracht hat. In Meetings entsteht Kollaboration. Inspiration. Fortschritt und Kultur. Ihr habt einen besseren Austausch. Seid zufriedener in eurem Job. Habt mehr Zeit für Herzensprojekte. Oder die Familie. 4-Tage-Woche? Können wir schaffen. Ohne Arbeitszeitverlust. Euer Unternehmen wird agiler und innovativer, neue Ideen schneller in die Tat umgesetzt. Das entgeht auch eurer Konkurrenz nicht. Die geben jetzt auch Gas. Noch mehr neue Ideen. Der gesellschaftliche und technologische Wandel nimmt Fahrt auf.

Und das Beste daran ist, wir müssen das nicht nur träumen. Wir können das wahr machen. Und wir können gleich, wenn wir die Augen wieder öffnen, damit anfangen. Und mit wir meinen wir eigentlich „du“!

Deine fünf ersten Schritte für bessere Meetings

Ja, es dauert ein wenig, bis Veränderungen ihre positiven Auswirkungen zeigen. Die gute Nachricht: der Anfang ist einfach und das größte Geheimnis ist in den meisten Fällen einfach nur dranzubleiben. Hier sind unsere Top fünf für bessere Meetings:

Meeting ist ein Mindset: Wenn du schon mit einer negativen Einstellung reingehst, kann ein Meeting unmöglich gut werden. Das Erste, was du also ab sofort ändern kannst: hör’ auf, Opfer zu sein! Ein Meeting ist nur so gut wie seine Teilnehmer:innen, und JEDER, der in einem Meeting sitzt, kann etwas tun, um es zu verbessern. Und wer das eben nicht tut, ist kein Opfer, sondern ein Täter. Wir lassen das mal ein wenig wirken …

Stell dir in Zukunft doch mal VOR dem Einstellen eines Meetings folgende Fragen: Ist es wirklich nötig? Müssen alle Beteiligten dabei sein? Wer ärgert sich, wenn er eingeladen wird? Wer, wenn er nicht eingeladen wird? Wann ist die beste Zeit für dieses Meeting? Wer benötigt vorab welche Informationen? Damit stellst du automatisch mehr Akzeptanz für deine Meetings her. Und manchmal auch weniger Meetings ein.

Agenda: Wow, das ist jetzt nichts bahnbrechend Neues, bei unseren Recherchen waren wir aber ziemlich entsetzt darüber, wie selten Meetings eine saubere Agenda haben. Also mach (oder forder!) für jedes Meeting eine klare Agenda. Das heißt, das Meeting hat ein klares Ziel und einen festgelegten Zweck. Es gibt vorgegebene Themen, die in einer festgelegten Reihenfolge besprochen, abgestimmt oder geklärt werden. Und zum Schluss des Meetings gibt es dann konkrete To-dos. Am Ende des Artikels haben wir einen Link für dich, über den du dir ein super Template für die perfekte Agenda herunterladen kannst.

Timeboxing: Der Mensch hat ein paar ulkige Eigenheiten. Eine davon ist, dass die Erledigung einer Aufgabe immer automatisch genau so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie für deren Erledigung vorgesehen war. Heißt für uns also: Ein Meeting dauert immer mindestens so lange, wie es angesetzt wurde. Timeboxing ist ein effektives Werkzeug, um das zu verhindern. Für jedes Thema, jede Aufgabe oder jeden Agendapunkt legt ihr eine feste Zeitspanne fest. Innerhalb dieser Spanne muss das Thema besprochen oder die Aufgabe gelöst werden. Das Meeting ist strukturierter, fokussierter und produktiver.

Rollenverteilung: Einer redet, alle langweilen sich. Kommt dir bekannt vor? Kann man besser machen, indem man klare Rollen im Meeting verteilt? Menschen, die darauf achten, dass die ganzen tollen Dinge, wie Agenda oder Timeboxing auch wirklich eingehalten werden. Ein gutes Meeting hat eine:n Organisator:in: und eine:n Moderator:in (wobei es sich nicht zwingend um dieselbe Person handeln muss). Ein:e Fokus-Keeper:in achtet darauf, dass die Themen der Agenda eingehalten werden und die Teilnehmer:innen sich nicht in unnötigen Diskussionen verlieren, während der oder die Zeitwächter:in auf das zuvor angesprochene Timeboxing achtet. Ein Meeting ohne Protokoll hat praktisch nicht stattgefunden, Protokollieren gehört also zu den wichtigsten Rollen. Und die Teilnehmer:innen wollen wir auch nicht vergessen, sie haben schließlich auch eine aktive Rolle: nämlich ihrer Expertise entsprechend einen entscheidenden Beitrag zum Meeting zu leisten.

Parkplatz: Was, wenn sich eine Diskussion nicht so leicht beenden lässt oder plötzlich neue Ideen (soll es schon gegeben haben) oder andere wichtige Themen im Meeting vorkommen? Hier hilft der Parkplatz und rettet euch Agenda und Timeboxing. Der Parkplatz kann ein Flipchart, eine Tafel oder ein großes Stück Papier sein. Wichtig ist, dass jeder es sehen kann. Kommt also ein Thema auf, das nicht ins Meeting gehört, aber trotzdem wichtig ist, wird es für alle gut sichtbar auf dem Parkplatz notiert (dafür gibt es dann eine:n Parkplatzwächter:in). Je nachdem wie komplex das Thema ist, kann es am Ende des Meetings, später in einem Gespräch oder in einem eigenen Meeting geklärt werden. So bleibt ihr im Meeting fokussiert und trotzdem fühlt sich jeder gehört. Und gute Ideen gehen nicht verloren.

Wenn du diese fünf Schritte in deinen nächsten Meetings beachtest und immer wieder anwendest, hast du bereits einen super Anfang gemacht. Anfang, wovon? Toll das du fragst ;)

Werde Teil der Meeting-Revolution!

In unserem Buch „Happy Meeting – Das Playbook für eine großartige Zukunft“ gehen wir nicht nur auf diese fünf Themen noch etwas tiefer ein, sondern bieten dir insgesamt 13 tolle Hacks, mit denen du deine Meetings, sinnvoller, fruchtbarer, glücklicher, inklusiver (oder exklusiver), kreativer, kürzer und alles in allem einfach erfolgreicher machen kannst.

Und das ist nicht nur schöne Theorie, alle Tipps aus dem Buch kannst du ohne viel Aufwand gleich und im nächsten Meeting umsetzen, schließlich wollen wir, dass Happy Meeting nicht nur ein Buch ist, sondern eine echte Erfahrung wird. Und da du bis hierhin gelesen hast, glauben wir, dass du auch jemand bist, der wirklich etwas verändern und einen Unterschied in dieser verrückten Welt machen will. Das finden wir natürlich großartig.

Happy Meeting gibt es überall im Buchhandel oder direkt über diesen Link hier:
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Und natürlich noch das tolle Template für deine perfekte Agenda:
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Pascal Baumgartner
Danny Wünsch

Bildquelle: Bild von StockSnap auf Pixabay